Estructura del manual de gestión de la calidad

El manual de gestión de la calidad contiene la declaración de la política de la calidad y la descripción del sistema de gestión de la calidad.

Este manual debe de dar suficiente información tanto sobre la política de la calidad como también sobre las disposiciones de la organización estructural y sobre todo de la operativa, la definición de las responsabilidades respecto de las actividades relevantes para la calidad, todas las medidas y disposiciones, así como sobre la documentación y la supervisión de la gestión de la calidad mediante auditorías internas.

En el manual de gestión de la calidad se describe que es lo qué se hace o dispuso hacer y quién es el responsable de ello, con referencia a como debe de ser hecho, remitiendo eventualmente a las instrucciones de procedimiento relacionadas, que son las disposiciones de ejecución.

Confección del manual de gestión de la calidad: para la confección y la utilización del manual de gestión de la calidad como documento interno para el propio sistema de gestión de la calidad de la empresa, se recomienda dividir el manual en capítulos de acuerdo con la estructura específica de la empresa. De esta manera se pueden tener también en cuenta las modificaciones en la empresa.

Si el sistema de gestión de la calidad se estructura según la ISO 9.001/2.000, es conveniente que el manual de gestión de la calidad y con ello es sistema de gestión de la calidad se estructure con un modelo de procesos propio, cada Norma de demostración solo regula los requisitos para el sistema de gestión de la calidad conforme a la Norma , pero no la restructura en sí.

Con la ayuda de una matríz se puede hacer incluso una comparación con otras Normas, en esta matríz se puede incluso configurar la referencia a requisitos o especificaciones legales.

El contenido del manual de gestión de la calidad: debe de adaptarse a las particularidades y a la organización de la empresa teniendo en cuenta los requisitos de la Norma. Se lo debe de redactar de manera que sea comprensible, un manual de gestión de la calidad de este tipo será por regla general muy voluminoso si contiene también las instruciones de los procedimientos. Con tal motivo se recomienda enfáticamente separar la descripción de la gestión de la calidad , que se hace en este manual, de las instruciones de procedimiento incluso para evitar que se pueda trasmitir a terceros el procedimiento de la empresa, esto vale especialmente para los procedimientos especiales de fabricación y con las medidas de la gestión de la calidad relacionados con ellos.

Contenidos del manual de gestión de la calidad: el manual de la gestión de la calidad contiene los principios del sistema de gestión de la calidad de una empresa, una gran parte de los sistemas de gestión de la calidad certificados, y con ellos también de los manuales de gestión de la calidad se orientan por la estructura de ISO 9.001/1.994, como ya se dijera esta estructura de acuerdo con los capítulos de la Norma no es un requisito de ella. En consecuencia especialmente para las empresas de servicio es razonable orientar su sistema de gestión de la calidad por los procesos principales de la empresa. Independientemente del contenido del manual de gestión de la calidad este debe de tener indispensablemente los siguientes contenidos:

La política de la calidad de la empresa: la política de la calidad se deriva de la visión y de los objetivos de la empresa y representa la afirmación central y fundamental de la empresa respecto de la calidad de ella. En el caso ideal forma parte integral de la política de la empresa. El proceso de creación de la política de la calidad debería hacerse de arriba a abajo haciendo participar a los colaboradores.

Aspectos de la política de la calidad: la política de la calidad debería contener afirmaciones básicas sobre las relaciones con los sectores involucrados ( clientes, proveedores, colaboradores, propietarios, la sociedad), de la empresa.

Estructura y organización de la empresa: Se debería comprender la estructura organizativa de la empresa, en la mayoría de los casos , el instrumento usado es el organigrama, que posiblemente muestre la vinvulación organizativa dentro de una empresa. Además se refieren por escrito y aclaran todo sobre las disposiciones organizativas sobre la gestión de la calidad , aquí hay que aclarar las funciones siguientes:

-Responsable de la dirección, la dirección de la empresa es responsable por la calidad.

- Gerente de calidad.

- Responsables de la calidad en los distintos departamentos.

- Auditores internos.

A fin de lograr la certificación hemos de agregar la descripción detallada de los procesos y de las operaciones que se hacen en las instruciones de procedimientos.

Confección de insrucciones de procedimiento de gestión de la calidad: en las instrucciones de procedimientos se describen los procesos y contenidos de manera más detallada que en el manual de gestión de la calidad.

En la Norma se requieren concretamente varias instruciones de procedimientos, las cuales tienen una estructura estandarizada y contienen los siguientes puntos:

- Objeto: establecer cual es el proceso que detalla esta instrución de procedimiento, cual es la relación de este proceso con la calidad.

- Campo de aplicación: el campo de aplicación permite ver la instrución de procedimiento es aplicable en toda la empresa, o solamente en algunos sectores de ella, pero en todos los casos la instrución de procedimiento debe de ser válida en aquellos sectores que paticipan activamente de ese proceso.

- Descripción del procedimiento: aquí se establece:

¿qué hay que hacer?

¿quién lo hace?

¿dónde lo hace?

¿cómo lo hace?

¿qué elemetos auxiliares( equipos, documentos, etc,) se utilizan?

¿cómo se controla y se registra?

Cuando es conveniente y razonable, presentar los procedimientos en forma de diagrama de flujo.

- Otros documentos también válidos: aquí se citan otros documentos que son relevantes para esta instrucción de procedimiento ( por ejemplo otras instrucciones de procedimiento, guías, etc.)